BookletMaker : d'un mois de mise en page à dix minutes de génération

Le contexte

Le CEA publie chaque année un portfolio de ses start-up : une page par structure, triée par catégorie, une soixantaine de pages, plus un flyer A4 individuel pour chacune, le tout en français et en anglais. J'avais produit l'édition précédente à la main sous InDesign. Elle avait pris plus d'un mois. En amont, la chargée de communication récoltait les contenus par mail, dans des fichiers Word de qualité très variable, avec des allers-retours de zips que personne ne pouvait suivre. Et la mise en page, elle, ne variait jamais d'une fiche à l'autre : c'était une règle appliquée soixante fois.

Ce que j'ai fait

J'ai proposé de la remplacer par un outil, et je leur ai dit franchement ce que ça impliquait : ils cesseraient de me commander cette production. Ils ont dit oui, parce que le coût réel n'était pas ma facture, c'était le mois de travail interne autour.

Le cadrage. J'ai rédigé le cahier des charges fonctionnel et technique, défini la structure de la base, les rôles utilisateurs, les champs et leurs relations, les parcours, et dessiné tous les écrans. Puis j'ai fait entrer Gabriel Halus, développeur freelance avec qui je travaille depuis longtemps, sur le développement. Deux commandes distinctes, un seul projet, et le cahier des charges comme référence commune.

La plateforme. Les contenus vivent maintenant dans un outil en ligne : une fiche par start-up, français et anglais par onglets, un cycle de validation en brouillon puis en attente puis validée, le recadrage des visuels avec contrôle de qualité, et des liens sécurisés pour faire contribuer des intervenants extérieurs sans leur créer de compte. Plus de Word par mail.

Les gabarits. J'ai refait entièrement la maquette InDesign, grille, hiérarchie, styles, contrastes, sommaire, puis je l'ai balisée pour la fusion de données : quinze champs pour le livret, dix-sept pour le flyer. Et des scripts JSX pour tout ce qui devait devenir automatique : les retours à la ligne, l'association des catégories, l'export en PDF avec traits de coupe et CMJN, le tri des pages internes pour que chacune tombe derrière sa page de transition, et la conversion des indices en exposants, parce qu'un portfolio d'énergie est plein de CO₂.

Ce que ça a changé. La génération d'une édition complète, livret et flyers, français et anglais, prend une dizaine de minutes. Le CEA peut désormais en publier deux par an au lieu d'une, et sortir une collection sur mesure pour un événement en sélectionnant les start-up concernées. Les erreurs ont chuté, parce qu'on ne recopie plus : on saisit une fois, au bon endroit. Et le forfait annuel d'édition coûte aujourd'hui une fraction de ce que coûtait une seule édition à la main.